Navodila

Uporabnikom omogoča:
  • evidentiranje in obdelavo prejetih računov, kot so računi, predračuni in drugo,
  • vnos podatkov ročno ali s QR kodo (slikanjem UPN QR kode),
  • izvoz računov v Excel format (za posredovanje računovodstvu),
  • izvoz kartice obveznosti in dolgov v Excel format (za posredovanje stanja v računovodstvo),
  • filtriranje prejetih računov glede na različne kriterije, kot so datum, stroškovno mesto, partner, status in ključne besede,
  • izračun skupnega zneska računov glede na izbrane kriterije,
  • izračun zneska obveznosti, plačil in dolgov glede na izbrane kriterije,
  • dodajanje prejetih računov v Rokovnik (v primeru, da je vpisan rok plačila),
  • dodajanje prejetih računov v Stroške in izračun stroškov po stroškovnih mestih (v primeru, da so vpisani zneski in stroškovna mesta).
1. Za vsak prejet račun (dokument) je na voljo vnos naslednjih informacij:
  • številka dokumenta (ročno/avtomatsko številčenje dokumenta),
  • datum prejema računa,
  • datum nastanka računa pri pošiljatelju,
  • pošiljatelj (podjetje/ustanova/oseba), ki posreduje račun,
  • prejemnik (oseba v vašem podjetju/ustanovi), ki je prejemnik in potrjevalec računa,
  • zadeva - kratek opis računa,
  • opis - kratek opis prejetega računa,
  • tip dokumenta (npr.: račun, predračun, itd.),
  • priloga - prejeti dokument od partnerja v e-obliki (npr. pdf dokument),
  • rok plačila računa (valuta plačila) - v primeru, da je račun ali predračun,
  • datum dejanskega plačila računa - v primeru, da je račun ali predračun,
  • znesek brez DDV,
  • DDV,
  • znesek delnega plačila,
  • znesek (računa/predračuna) - v primeru, da je račun ali predračun,
  • plačano,
  • dolg,
  • naziv stroškovnega mesta (organizacijske enote; npr.: oddelek, skladišče, gradbišče) - v primeru, da je račun ali predračun in da se vodijo stroški po stroškovnih mestih,
  • status zadeve (v reševanju, poslano prejemniku, potrjeno, v plačilo, plačano, končano, arhivirano) - faza v kateri je račun.
2. Za preverjanje stanja obveznosti za določenega partnerja predlagamo uporabo filtra 'kartica' (kartica obveznosti ali dolgov), kjer lahko izberete:
  • obdobje (datum od - do) in
  • določenega partnerja.
Nato se prikažejo vsi računi za to obdobje za tega partnerja, vključno z zneskom brez DDV, DDV, zneskom z DDV, plačano in dolgom. Zneski se seštejejo in izpišejo:
  • skupaj znesek obveznosti,
  • skupaj znesek plačil in
  • skupaj znesek dolga.
3. Za prikaz računov, ki jih je potrebno plačati, predlagamo uporabo filtra 'v plačilo'.

Izpišejo se vsi računi za izbrano obdobje, ki še niso plačani ali so delno plačani in jih je potrebno plačati.

4. Za prikaz računov, ki so že plačani v celoti, predlagamo uporabo filtrov 'plačano', 'končano' ali 'arhivirano'.

Izpišejo se vsi računi za izbrano obdobje, ki so bili že plačani v celoti.

5. Če je račun delno plačan, v polje 'znesek delnega plačila' vpišete znesek delnega plačila (pri vnosu računa).

Status računa ostane 'v plačilo', saj račun ni bil plačan v celoti.

6. Ko je račun plačan v celoti, se status spremeni v 'plačano', 'končano' ali 'arhivirano'.

V polje 'datum celotnega plačila' lahko vpišete datum plačila, vendar to ni obvezno (pri vnosu računa).

Za lažje označevanje računa, ki je bil plačan danes, lahko uporabite gumb 'plačano v celoti na današnji dan' v polju 'status zadeve' (pri vnosu računa).

7 Knjiženje odliva na odprt račun je postopek, ki omogoča zapiranje računa s plačilom

Če imate bančni izpisek v PDF (papirni) obliki, lahko postopek izvedete na naslednji način:
  • Najdite nalog na bančnem izpisku.
  • Ugotovite, na kateri odprt račun se nalog povezuje.
  • V Evidenci prejetih računov vnesite partnerja in filtrirajte po filtru "v plačilo".
  • Prikazali se bodo odprti računi.
  • Poiščite odprt račun, ki se ujema z nalogom.
  • Ko najdete pravi odprt račun, kliknite gumb "Knjiži".
  • Po kliku na gumb "Knjiži" se bo odprt račun knjižil, status računa se bo spremenil iz "v plačilo" v "plačano", in vpisal se bo datum plačila na današnji dan.
  • Ročno na bančnem izpisku v PDF obliki označite, da je nalog zaprt, ker ste ga že knjižili.
Priporočamo pa, da uporabite aplikacijo Bančni izpiski in uvozite bančni izpisek v XML obliki, saj boste tako lahko knjiženje odlivov na odprte račune izvedli hitreje in enostavneje.

Izpis evidence prejetih računov


Koristne povezave